Деловое или официальное письмо должно содержать обязательные структурные элементы, обеспечивающие его юридическую значимость и понятность адресату.
Содержание
Основные элементы письма
Деловое или официальное письмо должно содержать обязательные структурные элементы, обеспечивающие его юридическую значимость и понятность адресату.
Стандартная структура письма
Обязательные компоненты
- Шапка письма (реквизиты отправителя)
- Дата и исходящий номер
- Сведения об адресате
- Заголовок (тема письма)
- Обращение
- Основной текст
- Заключительная часть
- Подпись
- Приложения (при наличии)
Реквизиты отправителя и адресата
Что необходимо указать
| Для юридического лица | Для физического лица |
| Полное наименование организации | ФИО полностью |
| Юридический адрес | Почтовый адрес |
| ИНН, ОГРН | Контактные данные |
| Контактные телефоны | Дата составления |
Содержательная часть письма
Правила составления основного текста
- Логичная последовательность изложения
- Конкретность и однозначность формулировок
- Отсутствие эмоциональной окраски
- Использование официально-делового стиля
- Разделение на абзацы по смыслу
Виды писем и их особенности
Типовые разновидности писем
| Тип письма | Характерные фразы |
| Заявление | "Прошу рассмотреть", "Прошу предоставить" |
| Официальное обращение | "Доводим до вашего сведения", "Сообщаем" |
| Претензия | "Требуем устранить", "В противном случае" |
| Сопроводительное | "Направляем", "Прилагаем" |
Оформление заключительной части
Обязательные элементы
- Указание на приложения (если есть)
- Должность и ФИО подписанта
- Собственноручная подпись
- Контактные данные для связи
- Дата подписания документа
Типичные ошибки при составлении
Что следует избегать
- Отсутствие конкретного адресата
- Нечеткая формулировка просьбы или требования
- Использование разговорной лексики
- Отсутствие даты или подписи
- Избыточный объем без структурирования
